Cyngor Bro Morgannwg
Vale of Glamorgan Council
Cost of Living Support Icon
​

Hysbysiad Preifatrwydd y Gwasanaethau Etholiadol

 

Datganiad Preifatrwydd

 

Mae Gwasanaethau Etholiadol yn casglu ac yn cadw gwybodaeth bersonol at ddiben cofrestru eich hawl i bleidleisio.  Mae angen i chi fod wedi cofrestru i allu pleidleisio mewn unrhyw etholiad neu refferendwm yr ydych yn gymwys ar ei gyfer.  Y Gwasanaethau Etholiadol sy’n rheoli'r data sy'n cael ei gadw ar y gofrestr etholwyr ar ran y Swyddog Cofrestru Etholiadol. Mae data a gedwir hefyd yn cael ei ddefnyddio at ddibenion etholiadau a phleidleisio ar ran y Swyddog Canlyniadau. Y Swyddog Cofrestru Etholiadol yw Rheolydd y Data.


Rydym yn prosesu data personol oherwydd bod angen cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y Ddeddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol 2013, Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 a Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001. Mae'r gyfraith yn ei gwneud hi'n orfodol darparu gwybodaeth i Swyddog Cofrestru Etholiadol i'w chynnwys yn y gofrestr lawn.

 

Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu gennych?

 

Mae Cyngor Bro Morgannwg yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth er mwyn caniatáu i etholwyr cymwys bleidleisio mewn etholiadau.  Mae Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 yn ei gwneud yn ofynnol i ni ddarparu gwasanaeth etholiadol, felly mae'n rhaid i chi roi eich gwybodaeth bersonol i ni.  

 

Caiff pob gwybodaeth a gaiff ei rhoi/ei chasglu ei phrosesu yn unol â gofynion y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018 y DU. 


Gall gwybodaeth o’r fath gynnwys:

 

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Dyddiad geni
  • Cyfeiriad e-bost
  • Cenedligrwydd 
  • Rhif yswiriant gwladol 
  • Rhif ffôn
  • Rhesymau pam y gallai fod angen pleidlais bost neu drwy ddirprwy arnoch


Efallai y byddwn angen tystiolaeth bellach gennych hefyd, fel copi o'ch pasbort, tystysgrif priodas neu drwydded yrru i wirio'ch hunaniaeth neu i ddiweddaru'r gofrestr etholwyr. 

 

Sut byddwn yn casglu eich gwybodaeth bersonol?

 

Gellir casglu gwybodaeth bersonol drwy:-

 

  • www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio
  • e-bost 
  • ffôn
  • gwefan 
  • wyneb yn wyneb (drwy ein gweithwyr) 
  • adrannau eraill y Cyngor
  • ffurflen bapur: 
  • Ffurflen Gyfathrebu Canfasio 
  • Gwahoddiad i Gofrestru 
  • Cais Pleidleisiwr Absennol
  • Ffurflen Newid Enw 
  • Ffurflen gais optio allan 

 

Pam ydyn ni’n casglu’r wybodaeth yma?

Ar hyn o bryd, rdym yn rhannu gwybodaeth gyda Gwasanaethau Etholiadol Cyngor Caerdydd at ddibenion rheoli etholiadau trawsffiniol.  

 

Er mwyn caniatáu i etholwyr cymwys bleidleisio mewn etholiadau. Mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i ni ddarparu gwasanaeth etholiadol.  Er mwyn i ni wneud hyn, rhaid i chi ddarparu eich gwybodaeth bersonol i ni.   Y gyfraith sy'n gofyn inni wneud hyn yw Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983. 

 

Beth a wnawn â’ch gwybodaeth?

 

Rydym yn ei ddefnyddio at ddibenion etholiadol.  


Caiff y wybodaeth a gesglir ei phrosesu yn unol â gofynion y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol a Deddf Diogelu Data 2018 y DU.  

 

Weithiau mae'n rhaid i ni ei rhoi i awdurdodau, sefydliadau neu bobl eraill. Byddai hyn er enghraifft er mwyn atal neu ganfod troseddau neu oherwydd materion cyfreithiol. Nid oes angen eich caniatâd arnom i wneud hyn, ond rhown wybod i chi os gallwn os y trosglwyddwn eich gwybodaeth.

 

Gyda phwy y gallem rannu eich gwybodaeth?

 

Gall ein darparwyr meddalwedd hefyd storio eich gwybodaeth, ond dim ond yn unol â’n cyfarwyddiadau. Ni fyddant yn ei defnyddio at unrhyw ddiben arall, a rhaid iddynt ei chadw a'i thrin yn yr un modd ag y byddem ni. Gallwch weld eu gwybodaeth preifatrwydd yma https://www.registersecurely.com/Home/PrivacyPolicy  

 

Efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth gydag adrannau eraill Cyngor Bro Morgannwg lle gofynnir am yr wybodaeth i atal a chanfod trosedd. Gofynnir am y wybodaeth hon i gydymffurfio â dyletswyddau statudol y Cyngor yn unig.  Ni chaiff y wybodaeth hon ei defnyddio at unrhyw ddiben arall. Cynghorir yr holl staff sy'n delio â gwybodaeth o'r fath ei bod yn drosedd datgelu neu ddefnyddio unrhyw wybodaeth a roddir iddynt dan delerau eu cais.  

 

Mae'r darpariaethau sy'n ymwneud â chyflenwi’r Gofrestr Etholwyr wedi'u cynnwys yn Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001. Mae'n drosedd mynd yn groes i’r darpariaethau yn y Rheoliadau. Bydd unrhyw berson a geir yn euog o drosedd o’r fath, ar gollfarn ddiannod, yn agored i ddirwy nad yw'n uwch na Lefel 5 ar y raddfa safonol

 
Mae'n ofynnol i ni ddarparu copïau o'r gofrestr etholiadol lawn i sefydliadau ac unigolion penodol yn ôl y gyfraith.   Gallant ei defnyddio am eu rhesymau eu hunain, sy'n wahanol i'n rhesymau ni, ond rhaid iddyn nhw ofalu am y wybodaeth yn yr un ffordd.  

 

Cyhoeddir y gofrestr lawn unwaith y flwyddyn a'i diweddaru bob mis a dim ond i'r unigolion a'r sefydliadau canlynol yn unig y gellir ei rhoi: 

 

  • Llyfrgell Brydeinig  
  • Llyfrgell Genedlaethol Cymru
  • Swyddog Canlyniadau Etholiadau Llywodraeth Leol.
  • Awdurdod Ystadegau'r DU (Y Swyddfa Ystadegau Gwladol)  
  • Comisiwn Etholiadol 
  • Y Comisiwn Ffiniau i Gymru
  • Democratiaeth Leol a’r Comisiwn Ffiniau i Gymru
  • Jury Central Summoning Bureau  
  • Cynrychiolwyr Etholedig (Aelodau Seneddol, Aelodau Senedd Cymru, Cynghorwyr Lleol) 
  • Comisiynydd Heddlu a Throseddu 
  • Ymgeiswyr a'u hasiantau etholiadol yn sefyll mewn etholiadau 
  • Pleidiau gwleidyddol cofrestredig gan gynnwys trydydd parti cydnabyddedig neu gyfranogwr a ganiateir 
  • Cynghorau Cymuned 
  • Yr Heddlu a'r Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol 
  • Llyfrgell gyhoeddus neu wasanaeth archifau awdurdod lleol 
  • Adrannau Llywodraeth a chyrff eraill
  • Asiantaethau Gwirio Credyd 
  • Menter Twyll Genedlaethol 

 

I wirio pwy ydych chi, bydd y data a roddwch yn cael ei brosesu gan y Gwasanaeth Digidol Cofrestru Etholiadol Unigol a reolir gan Swyddfa'r Cabinet.  Fel rhan o'r broses hon bydd eich data yn cael ei rannu gyda'r Adran Gwaith a Phensiynau a chyflenwyr Swyddfa'r Cabinet sy'n broseswyr data ar gyfer y Gwasanaeth Digidol Cofrestru Etholiadol Unigol.   Gallwch gael mwy o wybodaeth am hyn yma:https://www.registertovote.service.gov.uk/register-to-vote/privacy

 

Bydd ein cwmnïau argraffu hefyd yn defnyddio eich gwybodaeth, ond dim ond yn unol â’n cyfarwyddiadau. Fyddan nhw ddim yn ei defnyddio am unrhyw resymau eraill, ac mae'n rhaid iddyn nhw edrych ar ei ôl yn yr un modd ag y byddem ni. 


Bydd yr Adran Cofrestru Etholiadol yn adolygu polisi preifatrwydd unrhyw gwmni a ddefnyddiwn ar gyfer argraffu allanol cyn ymrwymo i gontract gyda nhw.   Os hoffech weld hysbysiad preifatrwydd unrhyw gwmni argraffu presennol, e-bostiwch electoralregistration@valeofglamorgan.gov.uk gyda'ch cais a byddwn yn anfon dolen atoch i hysbysiad preifatrwydd y cwmni argraffu presennol. 


Byddwn hefyd yn rhannu eich gwybodaeth gyda Modern Democracy sy'n darparu'r feddalwedd i reoli'r gofrestr etholiadol ar ddiwrnod y bleidlais gan fod hyn yn caniatáu i staff gorsafoedd pleidleisio gael mynediad i'r gofrestr etholiadol yn ddigidol ar iPad.


O bryd i'w gilydd, efallai y bydd gofyn i ni rannu eich gwybodaeth ag eraill na chyfeirir yn benodol atynt yn yr hysbysiad hwn naill ai oherwydd bod gofyn cyfreithiol i ni wneud hynny, neu ei bod yn ofynnol er mwyn i'r Cyngor allu cyflawni ei dasgau cyhoeddus. Byddwn yn gwneud hyn dim ond os oes angen.  Cyhoeddir y Gofrestr Etholiadol unwaith y flwyddyn.  Pan gyhoeddir hon caiff y gofrestr flaenorol ei rhewi a chedwir copi mewn archif sy'n cael ei storio ar ein rhan yn Archifau Morgannwg. Mae eu Polisi Mynediad ar gael yn - https://glamarchives.gov.uk/amdanam-ni/ein-polisiau/?lang=cy   

 

Gallwch ymweld ag Archifau Morgannwg yn: 

Archifau Morgannwg - Clos Parc Morgannwg, Lecwydd, Caerdydd, CF11 8AW


Os ydych chi wedi dewis cael eich cynnwys ar y gofrestr agored, yn ôl y gyfraith, gellir rhannu eich gwybodaeth ag unrhyw un sy'n gofyn amdani.  Gallant ei defnyddio i’w dibenion eu hunain, sy'n wahanol i'n rhesymau ni, ond mae gofyn iddyn nhw ofalu amdani yn yr un ffordd.  Gellir gweld y gofrestr etholiadol hefyd yn y Swyddfeydd Dinesig gan unrhyw un sy'n gofyn amdani.  Mae archwilio'r gofrestr etholiadol yn cael ei wneud dan oruchwyliaeth. Gall unigolion wneud nodiadau â llaw ond ni ellir tynnu unrhyw gopïau na ffotograffau ohono. Ni ddylid defnyddio'r wybodaeth a gymerir at ddibenion marchnata uniongyrchol, yn unol â deddfwriaeth diogelu data, oni bai ei bod wedi'i chyhoeddi yn y fersiwn agored o’r gofrestr. Mae unrhyw un sy'n methu dilyn yr amodau hyn yn cyflawni trosedd ac ar gollfarn ddiannod, gellir codi cosb o hyd at £5,000 am hyn.  

 

Gallwch ddewis a ddylid cynnwys eich manylion personol yn fersiwn agored y gofrestr ai peidio; fodd bynnag, bydd eich gwybodaeth yn cael ei chynnwys oni bai eich bod yn gofyn iddi gael eu dynnu oddi yno. Ni fydd tynnu eich manylion o'r gofrestr agored yn effeithio ar eich hawl i bleidleisio. 

 

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?

 

Caiff Caiff ceisiadau ac unrhyw ddogfennau a gyflenwyd fel rhan o gais gennych eu cadw ar y ffeil ar gyfer y flwyddyn gofrestr etholiadol bresennol.   Caiff ceisiadau o ran blynyddoedd cofrestr etholiadol blaenorol eu harchifo'n electronig ond mae copïau papur yn cael eu dinistrio.   

 

Ni chaniateir mynediad i fersiynau blaenorol o'r gofrestr etholiadol yn y Swyddfeydd Dinesig ond cedwir hen gopïau at ddibenion cofrestru etholiadol.  Gall llyfrgelloedd awdurdodau lleol a gwasanaethau archifau ganiatáu archwilio fersiynau hŷn o'r gofrestr etholiadol.   

 

Mae'r Cyngor yn cadw gwybodaeth yn unol â'i pholisi cadw.   Mae copi ar gael ar ei wefan, neu gallwch gael copi drwy gysylltu â'r Adran Gwasanaethau Democrataidd.   

 

Eich hawliau

 

Mae gennych hawl i ofyn am gopi o unrhyw wybodaeth sydd gennym amdanoch.   Rhaid gwneud unrhyw geisiadau o'r fath yn ysgrifenedig i'n Huned Rhyddid Gwybodaeth. 


Dan gyfraith diogelu data, mae gennych hawliau sy’n cynnwys:-

 

Eich hawl mynediad - Mae gennych hawl i ofyn i ni am gopïau o'ch gwybodaeth bersonol. 

 

Eich hawl i gywiro - Mae gennych hawl i ofyn i ni gywiro gwybodaeth bersonol sy'n anghywir yn eich barn chi. Mae gennych hefyd hawl i ofyn i ni gwblhau gwybodaeth sy'n anghyflawn yn eich barn chi. 

 

Eich hawl i ddileu - Mae gennych hawl i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol dan rai amgylchiadau. 

 

Eich hawl i gyfyngu ar brosesu - Dan rai amgylchiadau mae gennych hawl i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol. 

 

Eich hawl i wrthwynebu prosesu - Mae gennych hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol dan rai amgylchiadau.

 

Eich hawl i gludadwyedd data - Mae gennych hawl i ofyn i ni drosglwyddo'r wybodaeth bersonol a roesoch i ni i sefydliad arall, neu i chi, dan rai amgylchiadau.


Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd gofyn i ni ddal neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â gofyniad cyfreithiol sydd arnom. 


Uned Rhyddid Gwybodaeth

Cyngor Bro Morgannwg, 

Swyddfeydd Dinesig, 

Heol Holltwn, 

Y Barri, 

CF63 4RU. 
Cyfeiriad e-bost: FoiUnit@valeofglamorgan.gov.uk

 

Mae gan y Cyngor Hysbysiad Preifatrwydd cyffredinol sy'n nodi'n gyffredinol sut mae'n rheoli gwybodaeth bersonol, a gellir gweld copi o'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn naill ai ar ei wefan neu gallwch gael copi drwy gysylltu â'r Tîm Llywodraethu Gwybodaeth drwy e-bost. DPO@valeofglamorgan.gov.uk  

Sut i wneud cwyn os oes gennych unrhyw bryderon 

 

Os oes gennych unrhyw bryderon am ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol, gallwch wneud cwyn i'n Swyddog Diogelu Data, Cyngor Bro Morgannwg, Swyddfeydd Dinesig, Heol Holltwn, Y Barri, CF63 4RU neu e-bostio DPO@valeofglamorgan.gov.uk.

 

Gallwch hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych yn anhapus â'r ffordd rydym wedi defnyddio eich data.  

 

Cyfeiriad Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:               

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, 

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow 

Cheshire

SK9 5AF

Rhif llinell gymorth:  0303 123 1113

Gwefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth: https://www.ico.org.uk